01

檔案作用

首先，員工檔案管理是指對員工的入職信息、員工簡歷、勞動合同、薪酬調(diào)查、移動等資料管理的統(tǒng)稱。

對于用人單位來說，主要有以下幾方面的作用：

●數(shù)據(jù)支持。為人力資源規(guī)劃及人員的管理決策提供原始資料。人事工作開展的基礎(chǔ)與數(shù)據(jù)支持；

●決策參考。企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀→標(biāo)桿企業(yè)與市場/行業(yè)數(shù)據(jù)→繼而為企業(yè)制定人力資源戰(zhàn)略/項目、招聘、培訓(xùn)等決策提供參考；

●推動開展各項變革工作。企業(yè)實施經(jīng)營策略組織架構(gòu)或崗位調(diào)整時預(yù)先做好相應(yīng)人員的溝通或信息收集，推動平穩(wěn)和諧地開展各項變革工作；

●人才管理。讓員工清晰自己在企業(yè)知識經(jīng)驗技能的發(fā)展，建立員工的成就感，展現(xiàn)企業(yè)對人才的尊重與服務(wù)，讓員工在企業(yè)成長可被見證。為企業(yè)建設(shè)內(nèi)外人才供應(yīng)鏈；

●文化與品牌。企業(yè)與員工的關(guān)系建立與情感維護(hù)；

●法律要求。為企業(yè)處理員工的有關(guān)問題提供依據(jù)和憑證。

02

管理內(nèi)容

人事檔案管理的內(nèi)容，應(yīng)包括：

●1、勞動合同。主要是勞動合同、競業(yè)禁止協(xié)議、保密協(xié)議等；

●2、履歷材料。是指個人經(jīng)歷和基本情況，包括：個人簡歷表、履歷表、員工登記表等；

●3、培訓(xùn)材料。內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、專項研討會等；

●4、崗位技能和學(xué)歷材料。包括：評定專業(yè)技能的考績，學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績；

●5、異動材料。包括：員工入職、員工離職、員工晉升、薪酬變更等資料；

●6、崗位職責(zé)。明確崗位職責(zé)以及其他材料都需要確認(rèn)并簽字。

另外，由于員工檔案記錄員工個人在職信息，應(yīng)該進(jìn)行保密管理，主要領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱應(yīng)該授權(quán)處理。此外，員工檔案信息應(yīng)該注意信息變動后的更新。

在檔案管理中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，保證檔案安全。

03

管理建議

●1、統(tǒng)一保管：專門部門專項保管，如人力資源、檔案管理、信息安全；

●2、原則：條理清晰、完整真實、精確實用、系統(tǒng)規(guī)范、動態(tài)更新；

●3、數(shù)據(jù)：數(shù)據(jù)安全級別（根據(jù)數(shù)據(jù)類別、用戶類別）：只讀、編輯、隱藏；定期備份（每周或每日或每月）；

按固定模板及時做好數(shù)據(jù)的收集→數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析向不同員工分享報告[管理團(tuán)隊-人力月報/所管轄部門HR項目的進(jìn)展/管理建議和預(yù)警/直接下屬的招聘入職試用培訓(xùn)績效ER等各種HR事件；高管-人力成本分析；財務(wù)-人力資源預(yù)算執(zhí)行；HR部門-人力及各項目標(biāo)計劃完成]；

●4、信息保密管理：錄入→審核→更新；接受→登記→定期核對→及時歸檔（獨立編號；專門存放；離職后2年保管）；

可引入內(nèi)外部審計或外包給專業(yè)的檔案管理機構(gòu)；建立人事信息保密管理制度（結(jié)合信息安全管理、獎懲管理、崗位操作手冊）；檔案保密級別→可借閱/禁止借閱；借閱時需要申請→審批→登記→歸還，禁止復(fù)印或掃描，持續(xù)完善管理制度和技術(shù)實施保障。

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